Privacyverklaring

De Vereniging Voor Biometrie & Identiteit (VVBI) voert een privacybeleid overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevenbescherming (AVG).

De VVBI is een vereniging van natuurlijke personen en heeft de persoonsgegevens van haar leden en andere geïnteresseerden nodig om met hen te communiceren.
Het bestuur van de VVBI is verantwoordelijk voor de bescherming van de bewaarde persoonsgegevens. In praktijk ligt deze taak bij de secretaris (communicatie) en de penningmeester (financiële administratie)
Van de leden worden alleen die persoonsgegevens in het bestand opgenomen die nodig zijn om de activiteiten en handelingen behorende tot de vereniging tot juiste uitvoering te (kunnen) brengen.
Personen kunnen zich aanmelden voor het lidmaatschap van de VVBI door het aanmeldformulier in te vullen. Dit formulier bevat de persoonsgegevens die de vereniging na toelating als lid zal bewaren. In geval van niet-toelating worden de persoonsgegevens minimaal bewaard tot de eerstkomende Algemene Vergadering.
Van geïnteresseerde personen worden alleen die gegevens in het bestand opgenomen waarmee de vereniging hen kan informeren over activiteiten en nieuws. Van geïnteresseerden wordt naam en e-mailadres gevraagd.
De vereniging houdt geen bijzondere persoonsgegevens bij.
Personen kunnen hun eigen persoonsgegevens in te zien krijgen door een verzoek aan de secretaris te richten.
De ledenadministratie bevindt zich in de cloud. De contactgegevens van geïnteresseerden staan in een distributielijst bij de secretaris.
Bestuursleden kunnen op afspraak het actuele ledenbestand van de vereniging inzien.
De verwerker van de ledenadministratie zorgt voor een back-up van de ledenadministratie.
De ledenadministratie is afgeschermd voor onbevoegden en alleen toegankelijk voor vooraf door het bestuur geautoriseerde personen.
Ingevulde aanmeldformulieren worden na opname in de ledenadministratie verwijderd van de webserver.
De leden van het bestuur en de financiële commissie hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.
Er is geen functionaris voor de gegevensbescherming in de vereniging.
Er zijn afspraken gemaakt met de externe partijen die de persoonsgegevens verwerken in verwerkersovereenkomsten.
De vereniging en de verwerkers verstrekken de persoonsgegevens niet aan derden.
Mocht een datalek zich voordoen, zal de secretaris deze volgens de geldende voorschriften melden. In overleg met de verwerker(s) zal het bestuur passende (tegen)maatregelen (laten) nemen en betrokken personen informeren.